Hướng dẫn cách sử dụng hàm TRIM trong Excel để xóa các khoảng trắng thừa cực nhanh

Học viện Đào tạo Tin học Kế toán Thực Hành là trung tâm đào tạo thực hành Excel, Word, Kế toán văn phòng uy tín tại Hà Nội và các tỉnh thành.
Học viên tại Học viện được hướng dẫn sử dụng thành thạo các hàm xử lý dữ liệu quan trọng trong Excel như TRIM, LEN, SUBSTITUTE, IF, VLOOKUP, giúp tăng hiệu quả làm việc văn phòng và kế toán thực tế.

1. Hàm TRIM là gì?

Hàm TRIM trong Excel giúp loại bỏ tất cả khoảng trắng thừa trong chuỗi văn bản, chỉ giữ lại một dấu cách duy nhất giữa các từ.

Đây là một trong những hàm quan trọng giúp làm sạch dữ liệu bị lỗi do nhập liệu không chuẩn (copy từ web, hệ thống khác, nhập tay…).

2. Cú pháp hàm TRIM

Thành phần:

• text: Là văn bản chứa khoảng trắng bạn muốn làm sạch.

3. Ví dụ minh họa

📌 Ví dụ 1: Loại bỏ khoảng trắng thừa

Ô A1 chứa: " Học Excel cơ bản "

✅ Kết quả: "Học Excel cơ bản"

→ Đã loại bỏ tất cả khoảng trắng thừa ở đầu, cuối và giữa các từ (chỉ giữ 1 dấu cách giữa các từ).

📌 Ví dụ 2: Kết hợp với hàm LEN để kiểm tra độ dài sau khi làm sạch

→ Đếm số ký tự sau khi xóa khoảng trắng.

4. Ứng dụng thực tế

• Làm sạch dữ liệu trước khi lọc, tra cứu, so sánh (VLOOKUP, MATCH, IF…).

• Loại bỏ lỗi do khoảng trắng thừa khiến dữ liệu không khớp khi dùng hàm điều kiện.

• Tăng độ chính xác khi nhập/xuất dữ liệu từ các phần mềm kế toán, hệ thống CRM, ERP.

⚠ Ví dụ ứng dụng với VLOOKUP:

→ Tìm giá trị trong bảng sau khi làm sạch khoảng trắng ô tra cứu.

5. Lưu ý khi sử dụng

• TRIM chỉ xóa khoảng trắng ASCII (mã 32). Nếu dữ liệu có khoảng trắng đặc biệt (non-breaking space – mã 160) thì dùng thêm SUBSTITUTE.

✅ Kết hợp SUBSTITUTE để xử lý triệt để:

→ Xử lý cả khoảng trắng thường và đặc biệt.

Kết luận

Hàm TRIM là công cụ đơn giản nhưng cực kỳ hữu ích trong Excel, giúp bạn làm sạch dữ liệu nhanh chóng, tránh lỗi khi tra cứu, so sánh, phân tích hoặc in báo cáo. Nếu bạn đang làm kế toán, nhập dữ liệu, xử lý danh sách khách hàng – hãy tận dụng TRIM để dữ liệu luôn gọn gàng, chính xác.

HỌC VIỆN ĐÀO TẠO TIN HỌC KẾ TOÁN THỰC HÀNH

• Trụ sở chính: số 43, ngõ 470 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội

• Hotline: 0983.85.65.35

• Website: https://dayketoan.edu.vn